CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
Mục đích: Đây là hoạt động đầu tiên trong quá trình quản trị nguồn nhân lực, hoạt này tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực của mình tốt hơn.
I. Khái niệm công việc
Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động. Chẳng hạn, các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi các nhân viên đánh máy thuộc bộ phận đánh máy.
Nghề: là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có liên quan với nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính vốn có, đòi hỏi người lao động có những hiểu biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, có những kỹ năng, kỹ xảo và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện. Ví dụ các công việc kế toán, kiểm toán và thủ quỹ đều thuộc nghề tài chính.
Công việc có thể được xem như là một đơn vị mang tính tổ chức nhỏ nhất trong một công ty và nó có những chức năng quan trong. Thực hiện công việc chính là phương tiện để người lao động có thể đóng góp sức mình vào việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Đồng thời, công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân lực đối với người lao động như: bố trí công việc, kế hoạch hoá lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao và đào tạo… Mặt khác, công việc còn có những tác động rất quan trọng tới cá nhân người lao động như ảnh hưởng tới vai trò, cương vị của họ trong tổ chức, cũng như tiền lương, sự thỏa mãn và thái độ của họ trong lao động.
II. Phân tích công việc
1. Khái niệm, nội dung và ý nghĩa của phân tích công việc
a) Khái niệm
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sơ cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng vào một việc nếu không biết phân tích công việc.
Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người nh¬ thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
- Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.
- Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất.
- Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
+ Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc.
+ Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân, những nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, nguyện vọng, sở thích... của người thực hiện công việc.
Bản mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc được sử dụng làm thông tin cơ sở cho việc tuyển lựa, chọn lọc và đào tạo nhân viên, đánh giá việc thực hiện công việc và trả công lao động.
b) Thông tin để thực hiện phân tích công việc:
Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các loại thông tin dưới đây:
1. Thông tin về tình hình thực hiện công việc: Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, nh¬ư phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động với các nhân viên khác, cách thức thu
thập xử lý các loại số liệu và cách thức làm việc với các loại máy móc, trang bị kỹ thuật.
2. Thông tin về yêu cầu nhân sự: Bao gồm tất cả các yêu cầu về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, ngoại hình, sở thích, tuổi đời, sức khoẻ, kinh nghiệm, tham vọng, các đặc điểm cần có khi thực hiện công việc..
3. Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng và bảo quản tại nơi làm việc.
4. Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên.
5. Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc: Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như¬ sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc........
c) Ý nghĩa
• Giúp cho người quản lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó; và nhờ đó, người lao động cũng hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc.
• Phân tích công việc là điều kiện để có thể thực hiện được các hoạt động quản lý nguồn nhân lực đúng đắn và có hiệu quả, thông qua việc giúp cho người quản lý có thể đưa ra các quyết định nhân sự như tuyển dụng, đề bạt, thù lao…dựa trên các tiêu chuẩn mơ hồ và mang tính chất chủ quan.
d) Trình tự thực hiện phân tích công việc:
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu nhập thông tin phân tích hợp lý nhất.
Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự nh¬ư nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
e) Một số tác dụng chính của các thông tin phân tích công việc
- Lập kế hoạch nguồn nhân lực
- Tuyển mộ
- Tuyển chọn
- Định hướng
- Đánh giá thực hiện công việc
- Trả thù lao
- Đào tạo
- Kỷ luật
- An toàn lao động
- Thiết kế lại công việc
- Bảo vệ về mặt luật pháp
2. Những nội dung chính của bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Trong quá trình phân tích công việc cần xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
a) Bản mô tả công việc (Job Description)
Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc.
 Bản mô tả công việc bao gồm các nội dung sau:
• Nhận diện công việc
Nhận diện công việc bao gồm những thông tin chủ yếu: tên công việc, mã số của công việc, người thực hiện công việc, người có trách nhiệm đã ký duyệt.
• Tóm tắt công việc
Tóm tắt công việc là mô tả những tính chất, chức năng hoặc những hoạt động cơ bản của công việc.
• Mối quan hệ trong công việc
Cần ghi rõ mối quan hệ chủ yếu giữa người thực hiện công việc với những người khác ở trong và ngoài doanh nghiệp.
Trưởng phòng nhân sự của doanh nghiệp sẽ có mối quan hệ chủ yếu trong doanh nghiệp:
- Thực hiện báo cáo thường kỳ với phó giám đốc phụ trách nhân sự
- Làm việc với tất cả uỷ viên trong hội đồng quản trị doanh nghiệp và lãnh đạo các phòng ban.
- Thực hiện lãnh đạo, giám sát việc thực hiện công việc của phòng nhân sự.
- Quan hệ với các tổ chức bên ngoài xí nghiệp: văn phòng dịch vụ lao động, nghiệp đoàn lao động, sở lao động...
• Trách nhiệm trong công việc
Liệt kê từng chức năng, trách nhiệm chính, sau đó cần phải giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ chính đó.
Ví dụ: Một trong số các nhiệm vụ chủ yếu của viên trưởng phòng nhân sự là: "chọn lựa, đào tạo và nâng cao trình độ cho nhân viên cấp dưới" thể hiện như¬ sau:
- Phát triển tinh thần hợp tác làm việc và hiểu biết trong công việc
- Đảm bảo cho nhân viên cấp dưới có được sự đào tạo đặc biệt theo yêu cầu cần thiết của công việc.
- Chỉ đạo việc đào tạo, bao gồm việc giảng dạy, hướng dẫn, giải thích và cố vấn cho nhân viên cấp dưới.
• Quyền hạn của người thực hiện công việc
Cần xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hành của người thực hiện công việc bao gồm:
- Giới hạn của các quyết định về mặt tài chính, thời gian...
- Giới hạn trong chỉ đạo giám sát nhân viên dưới quyền, khen thưởng, kỷ luật.
• Tiêu chuẩn mẫu để đánh giá người thực hiện
- Chỉ rõ người thực hiện công việc cần đạt được các tiêu chuẩn gì về số lượng sản phẩm hay khối lượng công việc thực hiện trong ngày, mức tiêu hao nguyên vật liệu, doanh số bán hàng...
• Điều kiện làm việc
Liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt nh¬ư phải làm ca đêm, làm thêm giờ, mức độ tiếng ồn, ô nhiễm, sự may rủi trong công việc.
 Nói một cách tóm tắt, bản mô tả công việc thường gồm 3 nội dung:
- Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền…
- Phần tóm tắt công việc: là phần tường thuật viết một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc.
- Các điều kiện làm việc: gồm các điều kiện về môi trường vật chất, thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh an toàn, phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan.
Baûn moâ taû coâng vieäc
Teân coâng ty: …………………………………………………………………
Chöùc vuï………………………………………………………………………
Phoøng/ boä phaän:……………………………………………………………..
Nôi laøm vieäc………………………………………………………………….
Baùo caùo cho…………………………………………………………………..
Muïc ñích coâng vieäc…………………………………………………………..
Phaïm vi coâng vieäc……………………………………………………………
Nhieäm vuï vaø traùchnhieäm…………………………………………………….
Tieâu chuaån……………………………………………………………………
Möùc phaán ñaáu………………………………………………………………..
 Các bước thiết lập bản mô tả công việc
1. Thu thập và phân tích các chính sách về lao động, tiền lương, phát triển nhân sự, phúc lợi, y tế và BHXH và an toàn lao động cho từng vị trí công tác.
2. Lập bản câu hỏi để thu thập các nội dung sau:
a) Các yêu cầu với ứng cử viên:
- Các kiến thức cơ bản: như kiến thức lý luận cơ bản, kiến thức thực hành, kiến thức đến từ kinh nghiệm trong lịch sử,kinh nghiệm trong quá trình công tác, cuộc sống.
- Các kiến thức nâng cao: là các hoạt động nghiên cứu có chiều sâu dựa trên các kiến thức cơ bản.
- Các yêu cầu khác như: tuổi, giới tính, ngoại hình, thể lực, cá tính, phong cách, thái độ, tham vọng, động cơ.
b) Các thông tin bổ trợ cho ứng cử viên:
- Bản giới thiệu về doanh nghiệp, cơ sở, bộ phận
- Điều kiện làm việc: các yếu tố bên ngoài năng lực của nhân sự như các mối quan hệ tác nghiệp, việc ứng dụng khoa học công nghệ.
- Chính sách thu nhập, cơ hội thăng tiến, văn hóa tổ chức
- Tính chất công việc
- Quy trình công việc
- Các định mức cho từng công việc
3. Lựa chọn phương pháp nghiên cứu khảo sát phù hợp với từng loại câu hỏi như: phỏng vấn trực tiếp, gửi thư hỏi, hỏi qua điện thoại, quan sát, thu thập các thông tin thứ cấp khác trong nội bộ doanh nghiệp.
4. Soạn bản mô tả công việc và kiểm tra lại về độ tin cậy thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc và các cấp quản lý.
5. Hoàn thiện bản mô tả công việc cho từng công việc.
b) Nội dung chính của bản tiêu chuẩn công việc
Các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng, phong phú. Những yêu cầu chung của bản tiêu chuẩn công việc là:
- Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua.
- Các môn học chủ yếu của các khoá được đào tạo, kết quả thi các môn học chủ yếu và tốt nghiệp.
- Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết.
- Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được.
- Tuổi đời
- Sức khoẻ
- Ngoại hình
- Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt nh¬ư ghi tốc ký, đánh máy.
- Hoàn cảnh gia đình
- Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân.
Khi cần tuyển chọn nhân viên đã được đào tạo, điều này có thể xác định được thông qua việc nghiên cứu hồ sơ nhân viên, các cuộc điều tra, trắc nghiệm và phỏng vấn.
Tuy nhiên vấn đề sẽ trở nên phức tạp hơn khi cần tuyển chọn nhân viên để đào tạo họ trước khi họ chính thức được giao thực hiện công việc. Tuyển chọn nhân viên để đào tạo căn cứ vào:
1 - Thực hiện phân tích công việc và xác định nên đánh giá thực hiện công việc nh¬ư thế nào? (Tiêu chuẩn mẫu để đánh giá)
2 - Xác định những yêu cầu, đặc điểm chính xác của cá nhân mà ta dự đoán sẽ làm công việc được thực hiện tốt nhất như¬: bàn tay khéo léo, trí thông minh, mức độ nhạy cảm của tâm lý...
3 - Chọn lựa các ứng viên theo yêu cầu của doanh nghiệp.
4 - Yêu cầu ứng viên làm việc và đánh giá việc thực hiện công việc của ứng viên.
5 - Phân tích mối quan hệ giữa những nét yêu cầu ở mục 2 và việc thực hiện công việc của từng ứng viên. Từ đó rút ra kết luận cần thiết về yêu cầu đối với ứng viên.
3. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc
a) Quan sát
Người nghiên cứu quan sát một hay một nhóm người lao động thực hiện công việc và ghi lại đầy đủ, các hoạt động lao động nào được thực hiện, tại sao phải thực hiện và được thực hiện như thế nào để hoàn thành các bộ phận khác nhau của công việc.
Phương pháp quan sát có thể thực hiện dưới các hình thức như chụp ảnh hoặc quay phim. Phương pháp quan sát trực tiếp có nhiều hữu ích khi cần thu thập thông tin để phân tích công việc chủ yếu được thực hiện chủ yếu bằng tay, hoặc chủ yếu do sự cố gắng về thể lực của công nhân viên sản xuất thực hiện. Phương pháp này không áp dụng được đối với các công việc có tính chất tình huống nh¬ công việc của y tá trong phòng cấp cứu hay công việc của người lao động trí óc.
Nên thực hiện quan sát theo chu kỳ công việc hoàn chỉnh. Chu kỳ công việc là thời gian cần thiết cho việc hoàn thành, thực hiện trọn vẹn công việc.
Sau khi thu thập thông tin cần phỏng vấn nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểu những điều ch¬a hiểu trong quá trình quan sát và bổ sung thêm các thông tin và người quan sát bị bỏ sót.
Có thể tiến hành quan sát vừa phỏng vấn, cách làm này nhân viên thực hiện công việc dễ bị hồi hộp hoặc bị phá vỡ nhịp điệu làm việc bình thường, làm cho kết quả quan sát khó chính xác.
* Mục đích: - Phân tích tình hình sử dụng thời gian của người lao động, phát hiện các loại thời gian lãng phí, nguyên nhân và đề ra các biện pháp.
- Thu thập số liệu để xây dựng định mức và phân tích công việc.
- Nghiên cứu những kinh nghiệm, phương pháp lao động hợp lý để tiến hành phổ biến cho người lao động trong doanh nghiệp.
* Ưu điểm: thu được các thông tin phong phú và thực tế về công việc. Đơn giản, dễ thực hiện và chi phí thấp.
* Nhược điểm: Không mô tả được đầy đủ, sâu sắc công việc. Kết quả quan sát bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người bị quan sát. Đồng thời, có một số nghề không thể dễ dàng quan sát được cũng như các công việc chủ yếu có liên quan đến các hoạt động
b) Nhật ký công việc (tự ghi chép)
Người lao động tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện công việc
* Ưu điểm: thu được các thông tin theo sự kiện thực tế
* Nhược điểm: độ chính xác của thông tin cũng bị hạn chế vì không phải lúc nào người lao động cũng hiểu đúng những gì họ đang thực hiện. Đồng thời, việc ghi chép khó bảo đảm được liên tục và nhất quán
c) Phỏng vấn
Đối với những công việc mà người nghiên cứu không có điều kiện quan sát sự thực hiện công việc của người lao động (chẳng hạn công việc của những người quản lý, của kiến trúc sư...) thì có thể áp dụng theo phương pháp phỏng vấn. Người quan sát phỏng vấn trực tiếp người lao động thực hiện công việc, qua đó biết được những việc gì cần thực hiện, tại sao phải thực hiện, được thực hiện như thế nào.
* Ưu điểm: - Người nghiên cứu có thể hiểu sâu về công việc, linh hoạt, tạo cơ hội giao lưu với người lao động giúp cho người quản lý nắm được tâm tư, nguyện vọng của nhân viên đồng thời nhân viên nắm được yêu cầu của cấp quản lý.
- Phát hiện được nhiều thông tin về các hoạt động, các quan hệ quan trọng trong công việc mà các phương pháp khác không thể tìm ra được.
- Cho ta cơ hội để giải quyết các yêu cầu và chức năng của phân tích công việc
- Nhanh chóng và đơn giản khi thực hiện.
* Nhược điểm:
- Tốn nhiều thời gian, có thể thông tin thiếu chính xác do nhằm người không am hiểu hoặc thiếu thiện chí hợp tác.
- Sự bóp méo thông tin: Những người được phỏng vấn thường ngụ ý rằng việc phân tích công việc là nhằm thay đổi tiền lương, nâng cao định mức, giảm bớt số lượng lao động, do đó họ thường có xu hướng đề cao trách nhiệm và những khó khăn của mình và giảm bớt mức độ trách nhiệm và khó khăn của người khác.
* Những câu hỏi điển hình trong phỏng vấn phân tích công việc
- Công việc được thực hiện như¬ thế nào?
- Các nhiệm vụ, quyền hạn chính trong công việc là gì?
- Những bộ phận hay vị trí khác nhau trong cơ thể trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện công việc?
- Trình độ văn hoá, kinh nghiệm, các văn bản chứng chỉ tốt nghiệp cần có theo yêu cầu thực hiện công việc?
- Những cơ sở tính toán và các tiêu chuẩn trong đánh giá thực hiện công việc?
- Yêu cầu về tinh thần và thể lực của nhân viên khi thực hiện công việc?
- Có sự may rủi hay yếu tố bất thường trong thực hiện công việc?
* Các chỉ dẫn phỏng vấn phân tích công việc
Để phỏng vấn công việc có hiệu quả cần chú ý các chỉ dẫn sau:
- Trước hết cần xác định người thực hiện công việc giỏi nhất và người có khả năng mô tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thực hiện công việc giỏi nhất.
- Nhanh chóng thiết lập quan hệ với người bị phỏng vấn, sơ bộ nhắc lại mục đích phỏng vấn và giải thích vì sao lại chọn họ để phỏng vấn.
- Thực hiện phỏng vấn theo hướng dẫn của các bảng chỉ dẫn, xem lại các câu hỏi cần thiết. L¬ưu ý hướng dẫn nhân viên trả lời theo yêu cầu và bổ sung thêm những điều bị bỏ sót.
- Đề nghị nhân viên liệt kê các nhiệm vụ mà họ phải thực hiện không theo qui định thông thường về tầm quan trọng và mức độ thường xuyên xảy ra.
- Xem xét và kiểm tra lại các thông tin thu thập được với viên giám thị hoặc với chính người được phỏng vấn.
d) Sử dụng các bản câu hỏi được thiết kế sẵn
Người lao động được nhận một danh mục các câu hỏi được thiết kế sẵn (phiếu điều tra) về các nhiệm vụ, các hành vi, các kỹ năng hoặc các điều kiện có liên quan đến công việc, họ có trách nhiệm phải điền câu trả lời theo các yêu cầu và hướng dẫn ghi trong đó.
Yêu cầu của phương pháp này là cần xác định được:
- Nên dựa vào bảng câu hỏi, những câu hỏi như¬ thế nào?
- Cơ cấu của câu hỏi đó ra sao?
* Ưu điểm: việc thu thập thông tin có thể được thực hiện dễ dàng và ít tốn kém, có thể sử dụng máy tính để xử lý thông tin, nhanh chóng thu thập được thông tin từ nhóm đông.
* Nhược điểm: việc thiết kế các bảng câu hỏi rất đắt tiền, hạn chế tư¬ duy của người được hỏi do bị khống chế về nội dung trong bảng câu hỏi.
e) Hội thảo chuyên gia
Hội thảo chuyên gia là phương pháp phân tích công việc bởi các chuyên gia (gồm những công nhân lành nghề, những người am hiểu về công việc, những người lãnh đạo cấp trung gian) được mời tham dự một cuộc họp để thảo luận về các công việc cần tìm hiểu.
Phương pháp này được sử dụng để thu thập thông tin phục vụ cho mục đích phân tích công việc như: xây dựng bản mô tả công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc, xây dựng các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc...
* Ưu điểm: bổ sung được các thông tin về công việc mà người nghiên cứu không thu được từ những phương pháp trên.
* Nhược điểm: tốn nhiều thời gian và chi phí.
III. Thiết kế công việc (tổ chức công việc)
1. Khái niệm
Thiết kế công việc là quá trình kết hợp các phần việc rời rạc lại với nhau để hợp thành một công việc trọn vẹn nhằm giao phó cho một cá nhân hay một nhóm nhân viên thực hiện.
Thiết kế công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, các trách nhiệm cụ thể được thực hiện bởi từng người lao động trong tổ chức cũng như các điều kiện cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm đó.
2. Các yếu tố thuộc về công việc
Khi thiết kế công việc phải xác định 3 yếu tố thuộc về công việc:
• Nội dung công việc: các hoạt động, các nghĩa vụ, các nhiệm vụ, các trách nhiệm thuộc công việc cần phải thực hiện, các máy móc, trang thiết bị, dụng cụ cần phải sử dụng và các quan hệ cần phải thực hiện.
• Các trách nhiệm đối với tổ chức: các trách nhiệm có liên quan đến tổ chức nói chung và mỗi người lao động phải thực hiện. Chẳng hạn như tuân thủ các quy định và các chế độ làm việc.
• Các điều kiện lao động: tập hợp các yếu tố thuộc môi trường vật chất của công việc như nhiệt độ, chiếu sáng, các điều kiện an toàn…
Trong 3 yếu tố thành phần thì nội dung công việc là yếu tố chủ yếu của công việc và là yếu tố trung tâm của thiết kế công việc.
J.Richard Hackman và Greg R. Oldham cho rằng có 5 đặc trưng cơ bản để tạo nên nội dung của công việc:
- Tập hợp các kỹ năng: là mức độ yêu cầu của công việc về một tập hợp các hoạt động khác nhau cần được thực hiện để hoàn thành công việc, đòi hỏi sử dụng một loạt các kỹ năng và sự khéo léo của con người.
- Tính xác định của nhiệm vụ: là mức độ yêu cầu của công việc về sự hoàn thành toàn bộ hay một phần xác định các hoạt động lao động để thực hiện công việc từ bắt đầu cho đến kết thúc với một kết quả cụ thể.
- Tầm quan trọng của nhiệm vụ: là mức độ ảnh hưởng của công việc tới những người khác, tới tổ chức nói chung và với toàn xã hội.
- Mức độ tự quản: là mức độ tự do và làm việc độc lập của người lao động khi thực hiện công việc như: sắp xếp lịch làm việc, lựa chọn cách thức thực hiện công việc.
- Sự phản hồi: là mức độ mà sự thực hiện các hoạt động lao động được đòi hỏi bởi việc cung cấp cho người lao động các thông tin về hiệu quả của các hoạt động của họ.
Các công việc được thiết kế hợp lý là các công việc được thiết kế theo hướng có các đòi hỏi hợp lý đối với con người cả về mặt thể lực và trí lực nhằm tạo điều kiện cho người lao động làm việc với năng suất cao, sử dụng hợp lý quỹ thời gian làm việc và có tính hấp dẫn, thách thức đối với con người nhằm tối đa hóa động lực làm việc.
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế công việc
• Tính thông lệ của công việc: được thể hiện ở mức độ xuất hiện của công việc .
Một công việc được gọi là có tính thông lệ cao khi công việc đó có xu hướng xuất hiện thường xuyên, ổn định trong một khoảng thời gian dài. Ngược lại, một công việc được gọi là tính thông lệ thấp khi mà nó xuất hiện không có quy luật, bất thường, mức độ xuất hiện không thường xuyên, không ổn định.
• Dòng công việc: dòng công việc trong tổ chức thường chịu ảnh hưởng bởi tính chất, bản chất của sản phẩm hay dịch vụ.
• Chất lượng cuộc sống lao động: là mức độ thỏa mãn các nhu cầu khác nhau của họ trong cuộc sống hàng ngày.
• Khả năng của người lao động: khả năng của người lao động ảnh hưởng rất lớn đến thiết kế công việc.
• Môi trường: thiết kế công việc phải phù hợp với trạng thái vận động biến đổi của môi trường.
4. Các phương pháp thiết kế và thiết kế lại công việc
• Phương pháp truyền thống:là phương pháp xác định các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc dựa trên các yếu tố chung hoặc giống nhau của từng công việc được thực hiện ở các tổ chức khác nhau. Phương pháp này tồn tại đã nhiều năm và được chấp nhận ở nhiều doanh nghiệp.
• Nghiên cứu hao phí thời gian và chuyển động: là phương pháp nghiên cứu và phân tích các chuyển động bàn tay, cánh tay, chuyển động thân thể của người lao động trong quá trình làm việc, trong mối quan hệ với các công cụ làm việc và các nguyên vật liệu để xây dựng và tiêu chuẩn hóa một chu trình hoạt động hợp lý nhằm tối đa hóa hiệu suất của quá trình lao động. Thực chất đó chính là việc tiêu chuẩn hóa công việc và cách thức thực hiện công việc theo đúng yêu cầu của sản xuất. phương pháp này thường được thực hiện bởi các kỹ sư kỹ thuật và áp dụng để thiết kế các công việc sản xuất, mang tính thủ công và lặp đi lặp lại.
• Mở rộng công việc: là phương pháp thiết kế công việc bằng cách tăng thêm số lượng nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Các nhiệm vụ hay trách nhiệm được tăng thêm thường giống hoặc tương tự hoặc có quan hệ gần gũi với nội dung công việc trước đó, không đòi hỏi phải học thêm các kỹ năng mới. Phương pháp này có tác dụng với việc thiết kế lại công việc có nội dung và phạm vi hoạt động nghèo nàn, chưa sử dụng tốt thời gian làm việc của người lao động nhưng không có tác dụng đối với vịêc khắc phục tính đơn điệu của công việc.
• Luân chuyển công việc: là phương pháp thiết kế công việc trong đó người lao động thực hiện một số công việc khác nhau nhưng tương tự như nhau. Phương pháp này có tác dụng chống đơn điệu của công việc nhưng rất hạn chế vì tính tương như nhau của các công việc.
• Làm giàu công việc: là phương pháp thiết kế công việc dựa trên sự làm giàu thêm nội dung công việc bằng cách tăng thêm các yếu tố hấp dẫn và thỏa mãn bên trong công việc. Thực hiện của phương pháp này là thay đổi quan hệ giữa con người và công việc theo chiều dọc, tức là cộng thêm vào nội dung công việc các yếu tố mà trước đó thuộc về công việc của cấp quản lý cao hơn.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1/ Phân tích công việc là gì? Nội dung và ý nghĩa, tác dụng của phân tích công việc
2/ Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc
3/ Thiết kế công việc là gì? Phân tích các yếu tố thuộc về công việc và các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế công việc?
4/ Trình bày nội dung của bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc? Cho ví dụ minh họa.